Secretary

Etymology
The term is derived from the Latin word secernere, "to distinguish" or "to set apart," the passive participle (secretum) meaning "having been set apart," with the eventual connotation of something private or confidential. A secretarius was a person, therefore, overseeing business confidentially, usually for a powerful individual (a king, pope, etc).
Office secretary
Origins
Since the Renaissance until the late 19th century, men involved in the daily correspondence and the activities of the mighty had assumed the title of secretary (or in other cases, "clerk").
With time, like many titles, the term was applied to more and varied functions, leading to compound titles to specify various secretarial work better, like general secretary, financial secretary or Secretary of state. Just "secretary" remained in use either as an abbreviation when clear in the context or for relatively modest positions such as administrative assistant of the officer(s) in charge, either individually or as member of a secretariat. As such less influential posts became more feminine and common with the multiplication of bureaucracies in the public and private sectors, new words were also coined to describe them, such as personal assistant.
Modern developments
In the 1880s, with the invention of the typewriter, more women began to enter the field, and since World War I, the role of secretary has been primarily associated with women. By the 1930s, fewer men were entering the field of secretaries.
In an effort to promote professionalism amongst United States secretaries, the National Secretaries Association was created in 1942. Today, this organization is known as the International Association of Administrative Professionals (IAAP) The organization developed the first standardized test for office workers called the Certified Professional Secretaries Examination (CPS). It was first administered in 1951.
In 1952, Mary Barrett, president of the National Secretaries Association, C. King Woodbridge, president of Dictaphone Corporation, and American businessman Harry F. Klemfuss created a special Secretary's Day holiday, to recognize the hard work of the staff in the office. The holiday caught on, and during the fourth week of April is now celebrated in offices all over the world. It has been renamed "Administrative Professional's Week" to highlight the increased responsibility of today's secretary and other administrative workers, and to avoid embarrassment to those who believe that "secretary" refers only to women or to unskilled workers.
Contemporary employment
In a business many job descriptions overlap. However, while administrative assistant is a generic term, not necessarily implying directly working for a superior, a secretary is usually a personal assistant to a manager or executive. Other titles describing jobs similar to or overlapping those of the traditional secretary are office coordinator, executive assistant, office manager and administrative professional.
• At the most basic level a secretary may need only a good command of the prevailing office language and the ability to type, and may spend a large part of his or her time filing and fetching papers (or the equivalent regarding electronic files and database information) or answering telephones.
• A more skilled executive assistant may be required to type at high speeds using technical or foreign languages, organize diaries, itineraries and meetings and carry out administrative duties which may include accountancy. An executive secretary / assistant may also control access to a manager, thus becoming an influential and trusted aide. Executive assistants are available for contact during off hours by new electronic communication methods for consultations.
• The largest difference between a generalized secretary and skilled executive assistants is that the executive assistant is required to be able to interact extensively with the general public, vendors, customers, and any other person or group that the executive is responsible to interact with. As the level that the executive interacts with increases so does the level of skill required in the executive assistant that works with the executive. Those executive assistants that work with corporate officers must be capable of emulating the style, corporate philosophy, and corporate persona of the executive for which they work. In the modern workplace the advancement of the executive assistants is codependent on the success of the executive and the ability of both to make the job performance of the team seamless whereas the job place evaluation is reflective of each others performance.


http://en.wikipedia.org/wiki/Secretary


Comentario: Uma secretária tem uma infinidade de funções. Poucos anos atrás suas atividades eram relacionadas com correspondências e digitação. Hoje, já somos melhor reconhecidas no mercado de trabalho, desempenhando um papel de absoluta resposnsabilidade por se tratar de assunto de tantos. Porém ainda precisamos alcançar mais espaço dentro desta área tão grande e admirada.

The Secretarial and Office Professional Ethics

The ethics of a Secretary are moral principles relating to the job that you will be bound by. These requirements are automatically taken on board when you accept any position as a Secretary and you will be expected to uphold them at all times. You really do take the Secretarial Oath when you become a Secretary.
Ethics - No 1
• Confidentiality - Always keep information private and confidential about the firm you work for and its clients. Never repeat sensitive information even if you are in a discussion where everyone is wondering what is happening and you know. Always be trusted.
Ethics - No 2
• Honesty - do not take the credit for something you did not do and do not let someone else enjoy the credit for something you did do! Always tell the truth. Trust me, you will be more credible with both your boss and fellow workers.
Ethics - No 3
• Loyalty - always be loyal to your boss and company. Never sell them out at any cost. However, having said this, your boss also has to prove to you he/she is worthy of your loyalty. Do not get caught up in the office gossip. If you display your loyalty you will receive the same in return.
Ethics - No 4
• Reliable - show you are reliable. Be punctual for work and meetings at all times, and remember, always take the relevant documentation with you to the meetings. Do not abuse the 'sickie'. You just never know what your future holds in relation to your health. Ensure every task you are given is completed on time and to the best of your ability.
Ethics - No 5
• Responsible - Prove you are responsible by setting priorities and carrying out tasks in a timely manner. Always meet deadlines when they are given. Your boss puts his/her confidence in you. Write yourself a 'to do' list - even if its priority changes 10 times a day. Do not delegate if the job cannot be done as efficiently and accurately as you would have done it. If you do delegate, always check that the project is on track time wise. Do not just forget about it because someone else is doing it.
Ethics - No 6
• Work unsupervised - Always keep your work up to date and be productive. Meet deadlines. Priorities, and priorities. Every day write up a list of the tasks you need to undertake to ensure none are overlooked and have them in priority order.
Ethics - No 7
• Be Co-operative - always assist and share your expertise with your colleagues wherever it is possible. Always be happy to carry out duties asked of you....but also know when to say 'No' (gently) and explain why you can not do the task asked of you. Do not overload yourself. It is becoming more popular in the workplace these days for Secretaries to take on the training role within their organization.
Ethics - No 8
• Flexibility - If its 5.00pm and your boss needs an important report typed and faxed immediately - do it! The best jobs are where you have a 'give and take' arrangement. You just never know when you may want an hour off at a minute's notice to attend an emergency.
Ethics - No 9
• Multi-Skilling - Learn as much as possible about computer programs and other positions in the organization. You just may need this knowledge when you apply for advancement within the firm. This is also particularly useful as you are usually the one who has to show the boss how to use some of the computer programs. The trend these days is for the boss to have more 'hands on' with software e.g. e-mail, spread sheeting. Like I said above, you could be asked to take on training too if you were familiar with the programs.
Ethics - No 10
• Bribery - Do not be tempted to accept gifts or favors from internal or external clients just in case there's an underlying reason. Always follow your Company's procedures and policies. Very rarely you will ever get something for nothing - there is usually always a trade-off. You may end up paying the ultimate price - your job!
Incorporate the above ethics in your role and you will find both your boss and your work colleagues will respect you as a person and your position as a secretary.

http://www.secretarialsite.com/secretarial-ethics.htm

Comentário: Texto muito importante para um melhor desempenho de um profissional de secretariado, levando em consideração que ética profissional é o princípio de boas maneiras para qualquer profissão.
Temos algumas características que se encaixam no quesito ética profissional, uma secretária deve ter uma postura sempre discreta, ser honesta, manter em sigilo as informações confidenciais da empresa, deve ser leal, confiável, responsável, flexível e em hipótese alguma aceitar subornos.


Vocabulário:
Uphold – defender
Wondering – pensando
Happening – acontecendo
Fellow – companheiro
Ensure – assegurar
Carrying – carregando
Learn – aprender

How to Be an Efficient and Organized Secretary

Being a good secretary means being dedicated, focused and well organized. It requires the ability to spell properly and to use English grammar well so that you can express yourself clearly in writing. More than this, you become an indispensable part of a team when you perform the job well, making your employment more secure and interesting.

Steps

• Always be on time. Being on time for work is a great opportunity to make your boss happy. Being late can make him/her rather mad.

• Always be ready to answer unexpected questions,also have answers for anticipated questions ready in the event that your boss wants you to provide information during meetings,etc. He may even ask you to write an entire speech for him. Staying on track with his goals and the direction that things are taking in your company will serve you well when you are made a point-man for given issues.

• Always know your boss's schedule. If your boss has a meeting and forgets about it,you are then able inform him to be prepared half-an-hour in advance (or an hour depending on how organized/busy he is).

• Be ready to answer phone calls. If an important phone call comes for your boss, you will have to answer it. Have a standard greeting to use that will maximize P in your boss's absence like, " Hello, _______(this is the office of 'boss's name, company') this is his secretary speaking. How may I help you? Obtain the caller's name, phone number, and best time to return his call. Follow up the call promptly by getting the message to your boss . This is good business practice and may land your boss an account because he was able to get back to the client (or whomever) in a timely manner as a result of your dilligence. It will also earn you points with your boss.
Text from:http://www.wikihow.com/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary

Dicas para ser uma exelente profissional:
- Ser organizada e eficiente
- Ser pontual
- Estar sempre atenta à agenda do chefe, sabendo responder de imediato horários e compromissos do mesmo.
- Buscar soluções para os problemas e nunca deixá-los para depois.
- Na ausência do chefe atender as ligações de forma correta, nunca esquecer de anotar: data, hora, assunto e empresa e / ou nome de quem ligou.
OBS: anote sempre , pois assim não correrá o risco de esquecer algum recado.


Vocabulário:
Employment: emprego
Issues: questões
Unexpected: inesperado

People never forget

People will forget what you said
People will forget what you did
But people will never forget,
How you made them fell.


Text from:http://musicthoughts.com/t/359

As pessoas esquecerão o que você disse
As pessoas esquecerão o que você fez
Mas elas nunca esquecerão como você as fez sentir.

Vocabulário:
Forget: esquecer
Fell: sentir
Made: feito

Saiba como manter a classe nas festas "profissionais" do final de ano

O final de ano está chegando, e com ele o Natal, o Ano Novo, os "amigos-secretos" e as tradicionais festas de confraternização de empresas. Mesmo estando em um clima mais informal é sempre bom lembrar que, por mais festiva que seja a situação, você ainda está dentro do ambiente profissional, ao lado de colegas de trabalho, de chefes e superiores.

Segundo a consultora de etiqueta e comportamento Célia Leão, as pessoas devem ter bom senso acima de tudo e tomar muito cuidado para não colocar sua reputação em risco.

"É comum estarem todos mais descontraídos, mas temos que cuidar de nossas atitudes para evitar pequenos deslizes que podem ser desastrosos!", aconselha.

Veja algumas dicas da consultora para aproveitar bem as comemorações sem correr nenhum "perigo profissional":

• NÃO BEBA DEMAIS, a mistura do álcool com o ambiente profissional nunca deu certo.

• Vista-se apropriadamente para a ocasião. Lembre-se que você não está em uma festa de família ou em uma casa noturna, por mais chique que seja a ocasião, tente não se produzir exageradamente.

• Se a festa for mais informal, nada de ternos para os homens - mas também sem o exagero de bermudas, tênis e sandálias. As mulheres devem evitar roupas muito curtas, com brilhos, fendas e decotes muito profundos, transparências e barrigas de fora.

• Informe-se antes sobre quem está convidado para a festa - muitas vezes ela pode não ser aberta para maridos/esposas, namorados e filhos.

• Se por alguma fatalidade você exagerar na bebida procure esquecer e nunca mais tocar no assunto. Se outra pessoa fizer algum comentário sobre o assunto diga que está se sentindo péssimo e prefere esquecer o assunto. Faça o possível para resgatar sua imagem - ela é muito importante para você.

E o amigo secreto?

"Não é obrigatório participar do amigo secreto da empresa, mas se resolver fazer parte da troca de presentes entre no espírito da brincadeira e não esqueça de comprar o que o seu amigo-secreto pediu", diz a consultora Célia Leão.

Veja mais alguma dicas:

• Procure não dar nada pessoal demais (a não ser que realmente conheça o gosto da pessoa ou que ela tenha pedido algo específico). Na lista dos "muito pessoais" estão: perfumes, maquiagem, e roupas íntimas.

• Se por acaso você tirar seu chefe não tente ostentar comprando coisas caras demais (pode parecer que você está "puxando o saco" dele). Tente se manter dentro dos valores estabelecidos antes da brincadeira.

• O CD se transformou em uma espécie de "presente para todos os gostos". Principalmente depois que algumas lojas inventaram o vale-cd, onde a pessoa pode escolher depois seu artista favorito!

• Livros também é uma boa pedida, mas tente se manter longe daqueles profissionais, que tenham muito a ver com o trabalho da pessoa.

Fonte:http://carreiras.empregos.com.br/carreira/administracao/sua_imagem/festa_empresa.shtm

Como se vestir para entrevista de emprego

"É importante lembrar que as empresas adotam comportamentos e trajes de acordo com sua cultura interna e estes podem variar de uma para outra. Empresas multinacionais, porém, tendem a ser mais conservadoras quanto ao quesito avaliação do perfil visual dos candidatos no momento da entrevista", afirma o especialista.
Independentemente do cargo almejado e do tipo de empresa, alguns itens de roupas e acessórios devem ser evitados, como gorros, minissaias, camisetas estampadas e até sapato muito gasto. "Na maioria das empresas há um senso comum que diz o que deve ou não ser usado numa entrevista de emprego", explica Caiado.
Como não há uma segunda chance para causar uma boa impressão, o especialista em RH dá algumas dicas do que não se deve usar em uma entrevista.



O que não usar numa entrevista:

Pasta de elástico com seu currículo. No lugar use uma maleta ou pasta-portfólio;

Óculos de sol no alto da cabeça ou fones de ouvido no pescoço. Guarde qualquer aparelho que esteja usando;

Roupas coloridas ou brilhantes. Exceto em empresas informais;

Roupas largas ou apertadas demais. Considere como um investimento pessoal comprar uma boa roupa para as entrevistas - e que seja do seu tamanho.

Sapato inadequado. Nem pense em tênis, sandálias ou qualquer tipo de sapato aberto.

Não exagere na loção pós-barba, perfume ou colônia. Lembre-se de que há pessoas que têm alergia a determinados aromas - e o entrevistador pode ser uma delas.

Cuidado com roupa nova. Retire todas as etiquetas e lembre-se de cortar o alinhavo que mantém os bolsos do paletó fechados.

Evite piercings e tatuagens visíveis;

Roupa amassada ou suada. Se necessário, tenha à mão outra camisa para a ocasião.

Dicas que fazem a diferença para mulheres

Quadril largo - use colares, lenços e decotes para chamar a atenção para a parte de cima

Pernas Grossas - prefira roupas mais escuras, sempre no tom da saia

Pernas Finas - abuse de calças de cores claras e estampadas. Evite calças justas

Busto Grande - use blusas mais soltas, blazer de gola fina, sem muitos botões e enfeites

Pouca estatura - não use roupas com detalhes horizontais de uma só cor. Não use cintos contrastantes. Escolha sapatos leves e delicados, não de saltos exagerados.

Muita estatura - Não use uma só cor nas roupas. Abuse de acessórios grandes e cintos largos

Mais gordinhas - prefira calças de corte reto e blazers na altura dos quadris. Não use ombreiras nem roupas com bolsos grandes próximos aos seios. Use apenas peças com listras verticais e estampas pequenas com fundo escuro. Cores escuras disfarçam o excesso de peso e túnicas e camisões escondem a cintura e os quadris. Não use cintos.

Dicas que fazem a diferença para homens

Terno: Não feche o último botão. O ideal é que a manga termine na ponta dos dedos

Calça: Deve chegar até a metade da altura do calcanhar do sapato

Jeans: Combina apenas com blaiser esportivo, em ambientes informais

Meias: Devem combinar com o conjunto de cores do vestuário

"Seguindo estas dicas, não há como comprometer a entrevista de emprego do candidato com reparações e avaliações negativas por motivo de escolha de vestuário", conclui Caiado.


Text from: http://www.administradores.com.br/noticias/como_se_vestir_para_entrevista_de_emprego/3462/

September 30 - Secretary´s Day

Today, is the day that your phone will not stop ringing.
Get the sincere good wishes to take up your phone line.Congratulations on your dedication, competence, and especially for their existence.


'Apenas uma mensagem parabenizando a todos os profissionais de secretariado pelo seu dia!!"